Planejar o que você vai escrever é essencial para compor uma comunicação escrita clara e efetiva.
Quando as ideias estão desconectadas e até contraditórias, quando falta foco, ou não há uma progressão lógica, fica difícil prender a atenção de quem lê porque custa entender. Por isso, hoje darei umas dicas de como planejar um texto, para você, que quer escrever melhor. Vamos a elas!
#1 – Por que vou escrever?
Quando você tiver certeza de qual é o motivo que te leva a escrever, de qual é sua intenção com o comunicado, já terá dado o primeiro passo rumo à escrita clara e efetiva.
Vamos a um exemplo simples: – A Sistec, fábrica onde trabalho, vai substituir os palitos de dentes pelo fio dental, a partir do dia 20/10.
Preciso escrever um comunicado para que todos os funcionários fiquem informados sobre a mudança.
#2 – Para quem vou escrever?
Quem vai ler minha mensagem? Qual o grau de escolaridade do meu público? É necessário utilizar termos técnicos? Posso usar expressões em inglês? Devo usar palavras mais cultas?
Voltando ao nosso exemplo: – O comunicado vai para todos os funcionários da empresa: do operário, com educação básica, até diretores, com nível superior.
#3 – O que devo informar ao público-alvo?
1. Que os palitos de dente serão trocados por fio dental
2. Quando vai ser feita a troca
3. O motivo da troca
4. Que vale a pena usar o fio dental
5. Que a empresa se preocupa com o bem-estar dos seus funcionários
6. Onde encontrar o fio dental
Muita informação, não é? Por isso, o planejamento é importante! Para que nenhuma informação essencial fique de fora e todos façam o que a empresa pretende.
#4 – Como vou escrever?
Este tópico também é importante, porque o formato do comunicado varia de acordo com o local onde ele será publicado.
No nosso exemplo, ele será um aviso-padrão impresso, para afixar em todos os banheiros, e também digital, a ser enviado por e-mail.
Veja uma versão acabada da nossa mensagem:
Higiene da boca
Caros colaboradores,
a partir de 20/10, a Sistec trocará os palitos de dentes por fio dental.
Sempre pensando na sua saúde e no seu bem-estar, a Sistec decidiu fazer esta mudança para evitar ferimentos gengivais e contribuir para uma higienização mais completa na boca, que só o fio dental e a correta escovação dos dentes realizam.
Recomendamos a todos que adotem o fio dental, pois os restos de alimentos que os palitos de dentes não conseguem remover formam placas bacterianas responsáveis por infecções e mau hálito.
O fio dental já está à disposição de todos vocês, nos banheiros de cada setor.
Saúde!
Rui Fio – gerente RH
Ficou bem fácil de entender, não é mesmo? E parece convincente, também.
Mas se você estiver pensando que planejar antes de escrever toma muito tempo, mude logo de ideia. Muito ao contrário, o planejamento é um aliado que facilita a vida de quem tem dificuldade para escrever com clareza e objetividade.
Pratique até que fique rápido e natural. Os resultados são compensadores: mais eficiência, menos retrabalhos, menos dúvidas para o seu leitor.
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Bom planejamento. Boa escrita!
